Riskbedömning i Excel — så uppfyller du kraven i AFS 2023:1
I november 2022 kom Arbetsmiljöverket på oanmäld inspektion till en av mina kunder — ett medelstort tillverkningsföretag utanför Göteborg med 85 anställda. Inspektören frågade efter dokumenterad riskbedömning. Platschefen letade i tio minuter i en pärm, sedan i en delad mapp på servern, och till slut i sin mejl. Det fanns ingen samlad dokumentation.
Föreläggandet kom tre veckor senare. Med vite.
Det ironiska var att företaget faktiskt hade gjort riskbedömningar. Skyddsombudet hade gått skyddsronder. HR hade dokumenterat tillbud. Men allt låg utspritt i olika system, pärmar och dokument som ingen kunde hitta när det väl gällde. Problemet var inte att de inte jobbade med risker — problemet var att de inte kunde visa att de gjorde det.
Sedan dess har jag hjälpt över trettio svenska verksamheter att bygga upp sitt systematiska arbetsmiljöarbete i Excel. Inte i dyra SaaS-system, inte i Word-dokument som hamnar i en mapp och glöms bort, utan i Excel — ett verktyg som alla redan har och som faktiskt fungerar för den här typen av arbete.
Den här guiden samlar allt jag har lärt mig. Jag går igenom vad lagen kräver, hur en riskmatris fungerar, och exakt hur du bygger ett system som håller vid inspektion.
(Företaget utanför Göteborg har idag ett fullt fungerande Excel-baserat riskbedömningssystem. Inspektören kom tillbaka nio månader senare. Den gången tog det under en minut att visa allt som behövdes.)
Vad lagen faktiskt kräver (AFS 2023:1)
Låt mig vara tydlig med en sak: riskbedömning är inte frivilligt. Det är ett lagkrav. Och sedan den nya föreskriften AFS 2023:1 trädde i kraft har Arbetsmiljöverket skärpt kraven ytterligare.
Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet.
Riskbedömningen ska alltid genomföras innan förändringar i verksamheten — nya arbetsmetoder, ändrade arbetstider, omorganisationer, ny utrustning eller nya lokaler.
Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. Av dokumentationen ska framgå vilka risker som finns och om de bedöms som allvarliga.
Det där sista stycket är det som de flesta missar. Det räcker inte att göra en riskbedömning — du måste kunna visa den. Skriftligt. Vid inspektion.
Vad händer om du inte uppfyller kraven?
Arbetsmiljöverket kan utfärda föreläggande med vite — det vill säga ett beslut om att du måste åtgärda bristerna inom en viss tid, annars löper ett vite. Vid allvarliga olyckor utan dokumenterad riskbedömning kan det bli fråga om arbetsmiljöbrott enligt 3 kap. 10 § brottsbalken.
Jag vill inte skrämmas. Men jag har sett vad som händer när det saknas dokumentation och något går fel. Det är inte en situation du vill hamna i.
Arbetsmiljöverket har skärpt fokus på psykosocial arbetsmiljö. Riskbedömningen ska nu explicit inkludera organisatoriska och sociala risker — stress, arbetsbelastning, kränkande särbehandling. Många verksamheter har inte uppdaterat sina mallar för detta.
Vad är en riskbedömning — och vad är det inte?
En riskbedömning är en strukturerad process där du identifierar faror i arbetsmiljön, bedömer hur sannolikt det är att de leder till ohälsa eller olycka, och bestämmer vilka åtgärder som behövs. Den bygger på två faktorer:
Hur troligt?
Hur allvarligt?
1–25
Risknivån avgör vad du behöver göra. Grönt = acceptabelt. Gult = bör åtgärdas. Orange = ska åtgärdas inom viss tid. Rött = oacceptabelt, kräver omedelbar åtgärd.
Vad det inte är
En riskbedömning är inte en checklista du fyller i en gång om året och arkiverar. Det är inte heller en skyddsrond — även om skyddsronden är ett av verktygen du använder för att identifiera risker. Och det är definitivt inte ett dokument som HR skriver ensam vid sitt skrivbord.
Det ska vara ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt. Jag brukar säga till mina kunder: om din riskbedömning ser likadan ut som för sex månader sedan har du antingen en perfekt arbetsplats eller så har du inte gjort ditt jobb.
(De flesta har inte en perfekt arbetsplats.)
Riskmatrisen 5x5 — så fungerar den
Riskmatrisen är hjärtat i hela systemet. Den visualiserar varje risk som en punkt i ett rutnät där x-axeln visar konsekvens och y-axeln visar sannolikhet. Ju högre kombinerad poäng, desto allvarligare risken.
Så här ser en standard 5x5-matris ut:
| 1 Obetydlig |
2 Lindrig |
3 Måttlig |
4 Allvarlig |
5 Katastrofal |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 5 — Mycket troligt | 5 | 10 | 15 | 20 | 25 |
| 4 — Troligt | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 |
| 3 — Möjligt | 3 | 6 | 9 | 12 | 15 |
| 2 — Osannolikt | 2 | 4 | 6 | 8 | 10 |
| 1 — Mycket osannolikt | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Det som gör matrisen användbar är att den tvingar dig att vara konkret. Du kan inte säga «det här känns lite riskabelt» — du måste bestämma: är sannolikheten 2 eller 4? Är konsekvensen lindrig eller allvarlig? Den kvantifieringen gör att du kan jämföra risker mot varandra och prioritera rätt.
Gör aldrig riskbedömningen ensam. Blanda in skyddsombudet, en medarbetare från verksamheten och helst en chef. Tre perspektiv ger mer nyanserad bedömning av sannolikhet och konsekvens — och uppfyller kravet på samverkan enligt AFS 2023:1, 6 §.
Bygg ditt riskbedömningssystem: steg för steg
Här går jag igenom hur du sätter upp det hela i Excel. Processen liknar det jag gör med mina kunder, fast komprimerad. Räkna med en heldag om du bygger allt själv.
Skapa riskregistret
Det här är ditt centrala ark — allt annat bygger på det. Strukturen behöver minst dessa kolumner:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Risk-ID | Beskrivning | Område | Sannolikhet | Konsekvens | Risknivå | Status |
| 2 | R-001 | Halkrisk vid lastbrygga vintertid | Fysisk | 4 | 3 | 12 | Åtgärd pågår |
| 3 | R-002 | Hög arbetsbelastning ekonomiavd. | Psykosocial | 3 | 4 | 12 | Planerad |
| 4 | R-003 | Buller i produktionshall B | Fysisk | 5 | 3 | 15 | Omedelbar |
| 5 | R-004 | Ergonomi kontorsplatser | Ergonomi | 2 | 2 | 4 | Accepterad |
Kolumn F (Risknivå) beräknas automatiskt — det är bara D gånger E. Men det är formatering och villkorsstyrd formatering som gör den användbar. Utan färgkodning är det bara en siffra.
Bygg riskmatrisen
Riskmatrisen är ett eget ark som hämtar data från riskregistret. Du behöver en 5x5-tabell med villkorsstyrd formatering baserad på cellvärdet, och en COUNTIFS-formel som räknar hur många risker som finns i varje ruta.
Det kritiska är att matrisen uppdateras automatiskt när du lägger till eller ändrar risker i registret. Om du behöver uppdatera den manuellt kommer ingen att göra det.
Skapa handlingsplanen
Handlingsplanen kopplas till riskregistret via Risk-ID. Varje rad i handlingsplanen refererar till en risk och innehåller:
- Beslutad åtgärd
- Ansvarig person (nedtrekksmeny)
- Tidplan med startdatum och deadline
- Prioritet (kopplad till risknivån)
- Status (Planerad / Pågår / Genomförd / Försenad)
Det viktigaste: försenade åtgärder ska synas direkt. Om deadline har passerats och status inte är «Genomförd» ska cellen bli röd automatiskt. Det är den funktionen som gör skillnaden mellan ett dokument som lever och ett som glöms bort.
Lägg till uppföljning och dokumentation
Uppföljningsarket dokumenterar vad som gjordes, när det gjordes, och om åtgärden hade önskad effekt. Det här är det ark som Arbetsmiljöverket oftast frågar efter vid inspektion — beviset på att du inte bara planerade utan faktiskt genomförde.
Dokumentationsarket samlar revisionshistorik, deltagare, datum för genomgångar och en checklista för den årliga uppföljningen som krävs enligt AFS 2023:1.
Formler som gör jobbet åt dig
Grunden i ett bra riskbedömningssystem är att det räknar själv. Här är de formler jag använder mest — kopierade rakt ur mina kunders filer.
Beräkna risknivå
Multiplicerar sannolikhet (D) med konsekvens (E). Enkelt, men grunden för hela matrisen.
Automatisk riskkategori
Klassificerar risken i fem nivåer baserat på det beräknade värdet. Används som grund för villkorsstyrd formatering.
Antal öppna åtgärder per ansvarig
Räknar öppna (ej genomförda) åtgärder per ansvarig person. Visar vem som har mest kvar att göra i dashboardet.
Markera försenade åtgärder
Returnerar SANT om deadline har passerats utan att åtgärden är genomförd. Används i villkorsstyrd formatering för att färga cellen röd.
Riskfördelning för matris
Räknar hur många risker som hamnar i varje ruta i matrisen. ROW() och COLUMN() refererar till matrisens position — snyggt trick som sparar manuell uppkoppling.
Formlerna ovan är förenklade versioner. I ett produktionssystem behöver du felhantering (IFERROR), validering av indata, och skydd av formelceller. En professionell mall har detta inbyggt — i den mall jag rekommenderar finns det över 1240 formler som hanterar alla kantfall.
Vanliga brister vid inspektion
Under mina elva år som arbetsmiljöingenjör har jag varit med vid ett tjugotal inspektioner — ibland som stöd åt verksamheten, ibland som den som får förklara varför det ser ut som det gör. Här är det Arbetsmiljöverket oftast anmärker på:
Den vanligaste. Verksamheten har gjort riskbedömningen muntligt eller på whiteboard, men aldrig dokumenterat den. Enligt 13 § ska den vara skriftlig. Punkt.
En riskbedömning från 2021 som inte uppdaterats trots omorganisation, nya lokaler och pandemieffekter. Inspektören ser direkt att det inte är ett levande dokument.
Du har identifierat risker men inte dokumenterat vad du tänker göra åt dem. Det räcker inte att veta — du måste planera, och planen ska vara skriftlig med ansvarig och tidplan.
Många riskbedömningar täcker bara fysiska risker — fall, buller, kemikalier. Sedan 2016 gäller OSA-föreskriften (nu del av AFS 2023:1) som kräver att psykosociala risker som stress, arbetsbelastning och kränkande särbehandling också bedöms.
Åtgärder har beslutats men aldrig genomförts — eller genomförts utan att det dokumenterats. Arbetsmiljöverket vill se bevis på att åtgärderna faktiskt har haft effekt.
Tre av fem brister handlar om dokumentation, inte om själva riskarbetet. Det är därför jag alltid rekommenderar ett sammanhållet system — ett enda ställe där allt finns.
(Den mest kreativa ursäkten jag har hört vid en inspektion: «Vi har riskbedömningen i chefens huvud — han har väldigt bra minne.» Inspektören log inte.)
Branschspecifika exempel
Riskbedömningen ser väldigt olika ut beroende på bransch. Här är några typiska risker jag har stött på — uppdelat efter verksamhetstyp.
Tillverkning och industri
Maskinrisker, buller, kemisk exponering, tunga lyft, vibrationer, klämrisker. Den fysiska miljön dominerar, men glöm inte skiftarbete som psykosocial faktor — nattskift ökar risken för ohälsa med upp till 30 procent enligt Arbetsmiljöverkets sammanställning.
Kontor och administration
Ergonomi (bildskärmsarbete, stillasittande), psykosocial belastning, stress, ensamarbete vid distansarbete, bristande gränser mellan arbete och fritid. Sedan pandemin har hybridarbete skapat helt nya riskområden som de flesta inte har med i sina bedömningar.
Bygg och anläggning
Fallrisker, tung utrustning, kvarts- och asbestexponering, trafikrisker, ensidigt arbete. Byggsektorn har dessutom krav på arbetsmiljöplan enligt AFS 1999:3 utöver den generella riskbedömningen.
(Jag har sett bygginspektorer som kollar riskbedömningen innan de ens tar på sig hjälmen.)
Vård och omsorg
Smittrisker, hotfulla situationer, tunga lyft av patienter, emotionell belastning, ensamarbete på natten. Den psykosociala dimensionen är ofta lika allvarlig som den fysiska i vårdmiljöer.
Skola och utbildning
Hot och våld, buller i klassrum och matsal, kemikaliehantering i labsalar, ergonomi vid bildskärmsarbete, arbetsbelastning för lärare. Många kommuner har bristfällig riskbedömning för sina skolor — det är ett område där jag rätt ofta ser förelägganden.
Mallen jag rekommenderar
Jag har byggt riskbedömningssystem i Excel från grunden åt ett dussin verksamheter. Det fungerar, men det tar tid — vanligtvis en hel arbetsdag för grundstrukturen och sedan ytterligare halvannan dag för formler, formatering och testning.
Till slut hittade jag en färdig mall som var bättre än vad jag själv hade byggt. Det var ganska jobbigt att erkänna, men det är sant.
Riskbedömning mall Excel — 6 ark, 1240+ formler, AFS 2023:1-anpassad
Den här mallen har allt jag har gått igenom i den här guiden — redan konfigurerat och testat. Riskregister för 100 risker, riskmatris 5x5 med automatisk färgkodning, handlingsplan med deadlineövervakning, uppföljningsmodul och komplett dokumentation som uppfyller Arbetsmiljöverkets krav.
Det som fick mig att byta var felhanteringen. Mina egna mallar kraschade om någon matade in text i en siffercell eller lämnade en rad tom mitt i registret. Den här mallen hanterar det. 1240 formler med inbyggd validering — det är mer robust än vad jag bygger själv på en dag.
Se vad mallen innehåller →
Vanliga frågor
Källor och referenser
- AFS 2023:1 — Systematiskt arbetsmiljöarbete (föreskrift) — Arbetsmiljöverket
- Riskbedömning — vägledning — Arbetsmiljöverket
- Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) — Arbetsmiljöverket
- Brottsbalken 3 kap. 10 § — Arbetsmiljöbrott — Lagen.nu
- AFS 1999:3 — Byggnads- och anläggningsarbete — Arbetsmiljöverket
- Arbetstider och hälsa — skiftarbete — Arbetsmiljöverket
- Riskbedömning mall (gratis) — Prevent.se